Polityka Prywatności

Ostatnia aktualizacja: 1 stycznia 2026 r.

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników aplikacji mobilnej Urzędowy System Zadaniowy (dalej: „Aplikacja"), dostępnej pod adresem urzedowysystemzadaniowy.pl.

§1 Administrator danych osobowych

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: iod@makow-podhalanski.pl.

§2 Zakres zbieranych danych

Aplikacja przetwarza wyłącznie dane osobowe pracowników jednostek administracji publicznej, którym zostało przyznane konto przez uprawniony urząd. Użytkownicy nie mają możliwości samodzielnej rejestracji — konta tworzone są wyłącznie przez administratorów poszczególnych jednostek organizacyjnych.

W ramach korzystania z Aplikacji przetwarzane są następujące dane:

• Imię i nazwisko użytkownika
• Służbowy adres e-mail
• Nazwa jednostki organizacyjnej i przypisany obszar działania
• Rola i uprawnienia w systemie
• Dane dotyczące zgłoszeń i zadań tworzonych w Aplikacji
• Token urządzenia do obsługi powiadomień push
• Data i czas logowania oraz aktywności w Aplikacji

§3 Cele przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

1. Realizacja zadań publicznych — zarządzanie zgłoszeniami, zadaniami i obiegiem spraw w jednostkach administracji publicznej (art. 6 ust. 1 lit. e RODO).
2. Wykonanie obowiązków prawnych — prowadzenie dokumentacji zgodnie z przepisami prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
3. Zapewnienie bezpieczeństwa systemu — monitorowanie logowań i aktywności w celu ochrony przed nieautoryzowanym dostępem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4. Wysyłanie powiadomień push — informowanie użytkowników o nowych zgłoszeniach, zmianach statusów zadań oraz terminach realizacji (art. 6 ust. 1 lit. e RODO).

§4 Powiadomienia push

Aplikacja wykorzystuje powiadomienia push w celu informowania użytkowników o:

• Nowych zgłoszeniach przypisanych do użytkownika lub jego jednostki
• Zmianach statusu zgłoszeń i zadań
• Zbliżających się lub przekroczonych terminach realizacji
• Nowych komentarzach i wiadomościach w ramach zgłoszeń

Powiadomienia push wymagają wyrażenia zgody na poziomie systemu operacyjnego urządzenia. Użytkownik może w każdej chwili wyłączyć powiadomienia w ustawieniach swojego urządzenia mobilnego. Wyłączenie powiadomień nie wpływa na funkcjonalność Aplikacji.

§5 Dostęp do danych i ich udostępnianie

Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie:

• Upoważnieni pracownicy Administratora
• Administratorzy poszczególnych jednostek organizacyjnych korzystających z Aplikacji — w zakresie danych użytkowników swojej jednostki
• Podmiot odpowiedzialny za utrzymanie i rozwój Aplikacji — wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania systemu

Dane osobowe nie są przekazywane podmiotom trzecim w celach marketingowych ani komercyjnych. Dane nie są przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

§6 Okres przechowywania danych

Dane osobowe użytkowników oraz dane dotyczące zgłoszeń i zadań przechowywane są bez limitu czasu, przez cały okres funkcjonowania Aplikacji. Wynika to z konieczności zapewnienia ciągłości dokumentacji i realizacji obowiązków archiwizacyjnych jednostek administracji publicznej.

Usunięcie danych może nastąpić wyłącznie na uzasadniony wniosek użytkownika, o ile nie jest to sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa.

§7 Prawa użytkowników

Każdemu użytkownikowi przysługuje prawo do:

• Dostępu do swoich danych osobowych
• Sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych
• Usunięcia danych — w zakresie, w jakim nie jest to sprzeczne z obowiązkami archiwizacyjnymi
• Ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w art. 18 RODO
• Sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO
• Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: iod@makow-podhalanski.pl.

§8 Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:

• Szyfrowanie transmisji danych (protokół TLS/SSL)
• Uwierzytelnianie użytkowników za pomocą indywidualnych danych logowania
• System ról i uprawnień ograniczający dostęp do danych
• Regularne tworzenie kopii zapasowych
• Monitorowanie logów dostępu do systemu

§9 Pliki cookies i dane techniczne

Aplikacja mobilna nie wykorzystuje plików cookies. W ramach działania Aplikacji mogą być zbierane dane techniczne urządzenia (typ systemu operacyjnego, wersja aplikacji) wyłącznie w celu zapewnienia kompatybilności i prawidłowego działania systemu.

§10 Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. O wszelkich istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani za pośrednictwem powiadomienia w Aplikacji. Korzystanie z Aplikacji po wprowadzeniu zmian oznacza ich akceptację.

---

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 1 stycznia 2026 r.